Subtotal 0 рсд
Greške analiziramo kad je kasno
Premortem je vežba u kojoj tim zamisli da je projekat već propao, pa svako napiše zašto. Deluje kao igra, a u praksi je jeftin način da se slabe tačke plana nađu dok se još mogu popraviti.
Većina organizacija radi obrnuto. Greške se razmatraju tek posle neuspeha, kad su rezultati poznati i novac potrošen. Tada svima postane jasno da je sve moglo da se vidi unapred.
Ovde pokazujem odakle metoda dolazi, zašto radi, kako se izvodi u pet koraka i kako izgleda na primeru obuke za AI pismenost.
Šta je premortem
Premortem je analiza neuspeha koja se radi pre početka projekta, a ne posle njegovog kraja.
Postupak je jednostavan. Ljudi koji poznaju plan zamisle da je prošla godina dana i da je projekat propao. Zatim svako napiše kratku istoriju tog neuspeha: šta se desilo i zašto.
Metodu je smislio psiholog Gary Klein i opisao je u članku Performing a Project Premortem u časopisu Harvard Business Review. Richard Thaler u eseju na sajtu Edge navodi da je Klein smislio premortem, a da je o njemu kasnije pisao Daniel Kahneman.
Zašto radi: dozvola da se posumnja
Prema Kahnemanu, premortem pre svega pomaže zato što timu daje dozvolu da glasno sumnja.
Kad grupa krene ka odluci, sumnje se potiskuju, a ko ih iznosi postaje nepopularan. Kahneman u razgovoru objavljenom na sajtu Risk Gaming vrednost metode objašnjava društvenom dinamikom. Pesimisti su nepopularni, a premortem nagrađuje onoga ko pronađe dobar scenario neuspeha.
Drugi razlog je prihvatljivost. „Plan je pogrešan“ zvuči kao napad, a „plan je propao jer je partner odustao u trećem mesecu“ zvuči kao informacija. Kahneman to opisuje kao razliku između toga da grešite uopšte i toga da grešite na konkretan način, a ovo drugo je lakše priznati.
Kako se izvodi: pet koraka
Premortem ne traje dugo i može da ga vodi bilo ko iz tima.
- Postavite scenu. Odredite datum u budućnosti i recite: „Prošla je godina dana, projekat je potpuno propao.“ Unapred se dogovorite šta se računa kao neuspeh.
- Pišite pojedinačno. Svako samostalno, pre ikakve diskusije, napiše kratku istoriju neuspeha. Tražite i razloge koji zavise od samog tima, jer ljudi sami sebe rado izuzimaju.
- Saberite razloge. Svaka osoba pročita po jedan razlog u krug, dok se lista ne iscrpi. Niko ne brani plan i ne ocenjuje tuđe razloge.
- Procenite i izaberite. Za svaki razlog procenite verovatnoću i uticaj. Izaberite tri do pet koji traže akciju odmah.
- Napravite kontramere. Za svaki izabrani razlog odredite kako ga sprečiti, po čemu ćete rano primetiti da se dešava i šta radite ako se desi. Dodelite vlasnika i rok.
Vratite se na tu listu na svakoj prekretnici projekta i dopunite je.
Studija slučaja: premortem obuke za AI pismenost
Premortem pokazujem na primeru obuke za AI pismenost za BEU.
Uspeh je definisan ovako: [šest nedelja posle obuke polaznici koriste AI u stvarnim zadacima i znaju kada mu ne treba verovati].
Neuspeh izgleda ovako: obuka je održana, polaznici su zadovoljni, a posle šest meseci se ništa nije promenilo.
Pitanje timu glasi: „Prošlo je šest meseci i obuka je promašila cilj. Zašto?“ Razlozi u tabeli su hipoteze za proveru, a ne zapažanja o ishodu.
| Šta se desilo | Rani signal | Verovatnoća | Uticaj |
|---|---|---|---|
| Znanje se nije preselilo na posao jer polaznici nisu imali stvaran zadatak na kom bi ga primenili. | Posle prve nedelje niko ne može da pokaže jedan stvarni zadatak urađen uz AI. | Visoka | Kritičan |
| Pravila o podacima nisu dogovorena, pa se radi mimo pravila ili se ne radi ništa. | Pitanje „smem li ovo da ubacim?“ ostaje bez odgovora. | Srednja | Kritičan |
| Podrška je prestala čim je obuka završena, pa su ljudi odustali posle prve neuspele probe. | Aktivnost u zajedničkom kanalu pada posle druge nedelje. | Visoka | Ozbiljan |
| Rukovodstvo je odobrilo obuku, ali ne koristi AI i ne traži rezultate. | Niko iz rukovodstva ne dolazi na prvu i poslednju sesiju. | Srednja | Ozbiljan |
| Strah od zamene ili od ispadanja neukog ostao je neizgovoren. | Grupa je tiha, a pitanja postavljaju uvek isti ljudi. | Srednja | Ozbiljan |
| Sadržaj je isti za sve, a poslovi se razlikuju. | Polaznici pitaju „kako se ovo odnosi na moj posao?“ | Visoka | Umeren |
Prva tri reda traže akciju pre prvog termina. Ocene su moja procena i treba ih proveriti sa timom.
Šta menjamo u planu obuke
Premortem u ovom primeru traži tri izmene plana pre prvog termina.
| Rizik | Sprečiti | Uočiti rano | Ako se desi |
|---|---|---|---|
| Znanje se ne seli na posao | Svaki polaznik pre obuke bira jedan stvaran zadatak iz svog posla i na njemu radi vežbe. | Posle prve nedelje svako pokazuje jedan završen zadatak. | Kratka sesija u trećoj nedelji na kojoj se rade zadaci koje su polaznici doneli. |
| Nema pravila o podacima | Jedna strana sa tri liste: sme, ne sme, pitaj. Dogovara se sa rukovodstvom i IT odeljenjem pre prvog termina. | Broj pitanja „smem li“ u zajedničkom kanalu. | Imenovana osoba odgovara u roku od jednog radnog dana. |
| Podrška prestaje | Zakazani termini pomoći u prve četiri nedelje posle obuke. | Aktivnost u kanalu po nedelji. | Susret na kome se pita šta je blokiralo, a ne ko nije radio. |
Preostala dva rizika rešavaju se kroz sadržaj. Rukovodstvo otvara prvu sesiju i pokazuje jedan svoj primer upotrebe AI, a prvi blok ostavlja prostor da se izgovore strahovi i greške. Svaka mera dobija vlasnika i rok.
Granice metode: šta premortem ne može
Premortem je koristan, ali dokazi za njega su slabiji nego što se obično tvrdi.
Često se navodi da zamišljanje da se ishod već desio povećava broj pronađenih razloga za 30 odsto. U razgovoru koji sam već pomenuo, Annie Duke kaže da njen tim taj rezultat nije uspeo da ponovi, ni na mnogo većim uzorcima. Originalna studija je, kaže ona, stara i ima mali uzorak.
Kahneman je u istom razgovoru rekao da ga ne iznenađuje što se rezultat ne ponavlja i da je kognitivni efekat veoma sporedan. Vrednost metode vidi u društvenoj dinamici, a ne u kognitivnom efektu.
Drugo, premortem retko menja odluku. Kahneman je očekivao da neće promeniti mišljenje nekome ko je već posvećen planu, ali da pomaže da se nađu rupe koje se mogu zatvoriti.
Treće, pristrasnost u svoju korist ne nestaje. Duke kaže da ljudi i u zamišljenom neuspehu rado krive spoljne okolnosti, zato u drugom koraku tražite i razloge koji zavise od vas.
Četvrto, nedostaju sistematska istraživanja primene u organizacijama. Thaler piše da za takvu studiju ne zna, jer organizacije retko dozvoljavaju da se takve odluke posmatraju.
Kako da počnete odmah
Za prvi premortem treba vam pola sata i jedan plan koji ste već odlučili da sprovedete.
Okupite ljude koji plan poznaju i postavite im ova pitanja, svako za sebe na papiru:
- Prošla je godina dana i plan je potpuno propao. Šta se desilo?
- Koji razlog bismo svi priznali tek posle, a sada ga već naslućujemo?
- Šta u planu zavisi od ljudi koji nisu u ovoj prostoriji?
- Koju pretpostavku nikad nismo proverili?
- Šta bi nam rekao neko ko je pokušao isto i odustao?
Zatim pročitajte razloge u krug, izaberite tri najopasnija i za svaki zapišite vlasnika i datum provere.
Zaključak: popravite plan dok je još plan
Premortem je povoljan način da se plan ojača dok se još može menjati. Ne dokazuje da je plan dobar i neće promeniti odluku koju je tim već doneo, ali pronalazi rupe koje se mogu zatvoriti.
U našem primeru dva od tri najveća rizika vezana su za ono što se dešava posle poslednje sesije obuke. Zato premortem vredi uraditi pre prvog termina, a ne posle izveštaja o zadovoljstvu polaznika.
Ako pripremate obuku ili uvođenje AI u svoj tim, zakažite razgovor pa premortem uradimo zajedno pre početka. Cilj je da tim posle toga ume sam da ponovi vežbu.